Zakelijke evenementen en beurzen, waar veel bedrijven uit een bepaalde industrie samenkomen om hun nieuwe ontwikkelingen te presenteren en om in contact te komen met nieuwe mensen, zijn nog altijd zeer populair. Het organiseren van zulke evenementen is niet eenvoudig en is een logistieke uitdaging. De organisatie moet alles in goede banen leiden, participerende bedrijven moeten een beursstand huren en een goed verhaal voorbereiden zodat ze indruk kunnen maken op de aanwezigen. Je kunt je voorstellen dat dit nog wel eens mis kan gaan, wat tot frustrerende situaties leidt. In deze blog kijken we naar vier frustraties die de gasten vaak hebben op dit soort evenementen.
Problemen met de registratie
De registratie is frustrerend op twee verschillende niveaus. In eerste instantie is het soms lastig om jezelf van tevoren aan te melden voor het evenement. Dit betekent dus het verkrijgen van de juiste accreditatie en informatie over de aanwezige sprekers, locaties etc. Het tweede niveau is de registratie bij aankomst op locatie. De klachten variëren van lange rijen om binnen te komen, kapotte printers voor de passen, een zee aan naamplaatjes die op alfabetische volgorde zouden moeten staan en een gebrek aan personeel om het in goede banen te leiden. Dit zorgt er vaak voor dat deelnemers lang moeten wachten voordat ze naar binnen kunnen en beginnen met netwerken etc. Dat is toch een gemiste kans als je een druk schema met weinig speling hebt.
Communicatieproblemen
Het is belangrijk dat je op een beurs precies weet hoe laat en waar de interessante sprekers en stands zijn. Dit moet gecommuniceerd worden vanuit de organisatie. Veel evenementen hebben een eigen app die je moet gebruiken om locaties en tijden van sprekers te vinden. Naast het feit dat deze apps niet altijd even handig in gebruik zijn, worden wijzigingen in het programma ook vaak slecht gecommuniceerd. Zo is het meerdere malen voorgekomen dat deelnemers daardoor de juiste mensen en presentaties misliepen.
Beschikbaarheid van informatie
Soms zijn presentaties zodanig interessant dat je een deel graag nog eens terug zou willen lezen. Foto’s maken van de slides is in veel gevallen toegestaan, maar dat wordt dan door 150 mensen tegelijk gedaan. Dit is storend voor zowel de sprekers als de luisteraars. Het zou een grote vooruitgang zijn als ze bijvoorbeeld de presentaties online beschikbaar maken voor iedereen die naar de presentatie is geweest. Hetzelfde geldt voor een overdaad aan foldertjes en brochures. Na een drukke dag sleep je vaak een enorme voorraad aan papier mee terug naar je hotel of huis. Het zou handiger (en milieuvriendelijker!) zijn om ook dit online beschikbaar te maken.
Productiewaarde van het evenement
Ter afsluiting is het vaak een frustratie dat de organisatie van de beurs niet voldoende faciliteiten biedt voor de prijs van entree. Dit verschilt van slechte of geen Wi-Fi op de locatie, tot een gebrek aan gelegenheden om tot rust te komen en rustig te praten met anderen. Daardoor hebben veel mensen het gevoel dat de organisatie meer profiteert dan de aanwezigen.